Załącznik nr 1 do Uchwały
Zarządu Donegal Sp. z o.o.
z dnia 14-10-2024
Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych obowiązująca w Donegal Sp. z o.o. w Rzeszowie
Na podstawie art. 24 ust. 1, art. 24 ust. 3 pkt 2, art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r., poz. 928), po przeprowadzeniu konsultacji z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz Donegal Sp. z o.o. w Rzeszowie, ustala się Procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych obowiązującą w Donegal Sp. z o.o. w Rzeszowie.
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1
1. Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych obowiązująca w Donegal Sp. z o.o. w Rzeszowie, zwaną dalej „Procedurą” reguluje zasady dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
2. W ramach Procedury przyjmowane są zgłoszenia wewnętrzne, przez które należy rozumieć ustane lub pisemne przekazanie Donegal informacji o naruszeniu prawa.
3. Donegal nie przyjmuje zgłoszeń dokonywanych anonimowo.
§ 2
Ilekroć w niniejszej Procedurze jest mowa o:
1) Sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, o której mowa w art. 4 ust. 1 i 2, ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;
2) Donegal – należy przez to rozumieć spółkę działającą pod firmą: Donegal Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Krakowska 154, 35-111 Rzeszów, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Rzeszowie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000248060, NIP: 813-013-97-81, REGON: 690637480, posiadającą kapitał zakładowy w wysokości 600.000,00 zł.
Rozdział II
Przedmiot zgłoszenia
§ 3
1. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16 ) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.
2. Procedura zgłoszeń wewnętrznych dotyczy zgłaszania informacji o naruszeniu prawa, o którym mowa w ust. 1.
3. Sygnalista ma prawo zgłosić informację o naruszenia prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, przez który należy rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.
Rozdział III
Jednostka organizacyjna upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych
§ 4
1. Jednostką organizacyjną upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Donegal jest Dział Kadr.
2. Jednostka organizacyjna, o której mowa w ust. 1, prowadzi również rejestr zgłoszeń wewnętrznych.
3. Osoby zajmujące się przyjmowaniem i weryfikacją zgłoszeń wewnętrznych, podejmowaniem działań następczych, prowadzeniem rejestru zgłoszeń wewnętrznych oraz przetwarzaniem danych osobowych działają na podstawie pisemnego upoważnienia Prezesa Zarządu Donegal.
Rozdział IV
Sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych
§ 5
1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia wewnętrznego w następujący sposób:
1) ustnie – na wniosek sygnalisty podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku;
2) pisemnie – poprzez dostarczenie zgłoszenia w zamkniętej kopercie zaadresowanej na: Donegal Sp. z o.o., ul. Krakowska 154, 35-111 Rzeszów, z dopiskiem: „Zastrzeżone dla Działu Kadr”.
2. W przypadku złożenia przez sygnalistę wniosku w sprawie ustnego zgłoszenia naruszenia prawa upoważniony pracownik Działu Kadr odbiera od sygnalisty ustne zgłoszenie spisując protokół spotkania odtwarzający dokładnie jego przebieg. Spotkanie prowadzone jest w odrębnym pomieszczeniu bez udziału osób nieupoważnionych. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia takiego protokołu.
3. Sygnalista zobowiązany jest w zgłoszeniu podać co najmniej:
1) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie;
2) adres do kontaktu sygnalisty;
3) możliwie dokładny opis przedmiotu naruszenia;
4) opis kontekstu związanego z pracą, który umożliwił dostrzeżenie zgłoszonego naruszenia;
5) wskazanie uzasadnionych podstaw, które umożliwiły stwierdzenie, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa.
§ 6
1. W terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia wewnętrznego upoważniony pracownik Działu Kadr przekazuje sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
2. W terminie, o którym mowa w ust. 1, zostanie przekazana sygnaliście Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych, w związku z przetwarzaniem przez Donegal danych osobowych objętych zgłoszeniem.
Rozdział V
Tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa
§ 7
1. Upoważniony pracownik Działu Kadr dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia informacji o naruszeniach prawa.
2. Wstępna weryfikacja obejmuje sprawdzenie zgłoszenia zgodnie z wymaganiami Procedury, w tym sprawdzenie: danych sygnalisty, czy zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa, o którym mowa w § 2 ust. 1, czy informacja sygnalisty o naruszeniu prawa została uzyskana w kontekście związanym z pracą.
3. Zgłoszenia anonimowe pozostawia się bez rozpoznania.
4. W razie konieczności uzupełnienia lub wyjaśnienia zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym informacji upoważniony pracownik Działu Kadr kontaktuje się z sygnalistą, o ile jest to możliwe.
5. W przypadku gdy zgłoszenie wewnętrzne zostało dokonane zgodnie z Procedurą upoważniony pracownik Działu Kadr kieruje zgłoszenie do podjęcia działań naprawczych.
Rozdział VI
Działania następcze
§ 8
1. Działania następcze obejmują działania podjęte przez Dział Kadr w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia.
2. Podstawowym działaniem naprawczym jest postępowanie wyjaśniające prowadzone przez upoważnionego pracownika Działu Kadr.
3. Przedmiotem postępowania wyjaśniającego jest wyjaśnienie okoliczności zawartych z zgłoszeniu oraz ocena prawdziwości tych informacji. Z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego pracownik bądź pracownicy przeprowadzający postępowanie przedstawiają opinię zawierającą ocenę zasadności zgłoszenia oraz wnioski w zakresie podjęcia ewentualnych dodatkowych działań następczych.
4. W ramach działań naprawczych Dział Kadr może przeprowadzić kontrolę wewnętrzną.
5. Dział Kadr może w ramach działań następczych inicjować wszczęcie postępowania administracyjnego, postępowania przygotowawczego lub postępowania cywilnego, a także podjąć inne możliwe działania prawne, jeżeli będzie to konieczne w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia.
6. W ramach działań następczych Dział Kadr dokonuje zamknięcia procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
7. Upoważniony pracownik Działu Kadr ma prawo żądać od innych pracowników Donegal dokumentów lub informacji potrzebnych do wyjaśnienia okoliczności zawartych z zgłoszeniu.
§ 9
1. Dział Kadr przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
2. Informacja zwrotna zawiera informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.
Rozdział VII
Rejestr zgłoszeń
§ 10
1. Każde zgłoszenie wewnętrzne podlega rejestracji bezpośrednio przez upoważnionego pracownika Działu Kadr.
2. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera:
1) numer zgłoszenia;
2) przedmiot naruszenia;
3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
4) adres do kontaktu sygnalisty;
5) datę dokonania zgłoszenia;
6) informację o podjętych działaniach następczych;
7) datę zakończenia sprawy.
3. Informacje dotyczące zgłoszenia są przechowywane w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu innych postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Rozdział VIII
Ochrona danych osobowych sygnalisty
§ 11
1. Od chwili dokonania zgłoszenia wewnętrznego dane osobowe sygnalisty podlegają ochronie, o ile zostały podane przez sygnalistę.
2. W celu ochrony danych osobowych sygnalisty:
1) przyjmowaniem i weryfikacją zgłoszeń wewnętrznych, podejmowaniem działań następczych, prowadzeniem rejestru zgłoszeń oraz przetwarzaniem danych osobowych zajmują się osoby posiadające pisemne upoważnienie Prezesa Zarządu Donegal.
2) dokumenty przechowywane są w pomieszczeniu, do którego dostęp mają osoby posiadające pisemne upoważnienie Prezesa Zarządu Donegal.
3) dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.
3. Donegal po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
4. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez podmiot prawny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
5. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 i 4, Donegal usuwa dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane ze zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2020 r. poz. 164) nie stosuje się.
6. Przepisu ust. 5 nie stosuje się w przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.
Rozdział IX
Informacja o możliwości dokonywania zgłoszeń zewnętrznych
§ 12
1. Sygnalista, poza zgłoszeniem wewnętrznym, może dokonać zgłoszenia zewnętrznego do:
1) Rzecznika Praw Obywatelskich;
2) organów publicznych właściwych do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1 ustawy;
3) instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej – w stosownych przypadkach.
2. Zgłoszenie zewnętrzne, o którym mowa w ust. 1, może być dokonane bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
Rozdział X
Postanowienia końcowe
§ 13
1. Procedura została podana do wiadomości osób wykonujących pracę poprzez zamieszczenie w wewnętrznym systemie Bitrix24 oraz na stronie internetowej pod adresem: htttps://donegal.com.pl.
2. Procedura wchodzi w życie z dniem 22-10-2024
Zarząd Donegal Sp. z o.o.:
Prezes Zarządu Jerzy Chrzanowski
Wiceprezes Zarządu Grażyna Chrzanowska
Członek Zarządu Paweł Chrzanowski
Członek Zarządu Marcin Chrzanowski